Hivatal

Hivatal

A Hivatal működteti a Komárom-Esztergom VMKI Ügyfélszolgálati Irodáját, ennek keretében

a) lefolytatja a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárásokat;
b) szervezi, illetve végzi az ügyfélszolgálati elektronikus postafiókra érkező levelekkel kapcsolatos teendőket;
c) értékeli, elemzi az előző évi közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és panaszokat, erről jelentést készít;
d) működteti a minőségirányítási rendszert, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;

Rendezvény és Társadalmi Kapcsolatok Szervezési terület vonatkozásában

a) biztosítja az igazgatói döntés végrehajtásának megszervezését és koordinálását;
b) gyűjti és előkészíti vezetői értekezletre az előterjesztéseket, a háttéranyagokat;
c) folyamatosan és előzetesen tájékoztatja a sajtószóvivőt a Komárom-Esztergom VMKI várható eseményeiről és rendezvényeiről;
d) javaslatot tesz az arculat kialakítására, felelős az arculati terv megvalósításáért;
e) koordinálja a Komárom-Esztergom VMKI ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, azokat felügyeli, illetve részt vesz a szervezésükben;
f) elkészíti az igazgatói szintű rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
g) közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
h) közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a Komárom-Esztergom VMKI megjelenésének szervezésében;
i) szervezi és koordinálja az igazgató által elrendelt értekezleteket, megbeszéléseket, végzi azok dokumentálását;
j) kapcsolatot tart és a közös rendezvények függvényében együttműködik a társszervezetekkel;
k) elkészíti az éves munkatervhez a rendezvénytervet;
l) gondoskodik reklám-, emlék- és ajándéktárgyak beszerzéséről;
m) szakterületek kérésére közreműködik kiállítások és más rendezvények megszervezésében, pályázatokat hirdet meg.

A nemzetközi kapcsolattartással kapcsolatos szakterületen

a) munkáját a nemzetközi kapcsolattartás, munkavégzés valamint a katasztrófa segítségnyújtás és segítségkérés rendjéről szóló szabályzat szerint végzi;
b) a katasztrófavédelmi alapfeladatok ellátása céljából kapcsolatot tart, együttműködik a partnerországok katasztrófavédelmi, polgári védelmi és tűzoltó szervezeteivel;
c) kezdeményezi és megszervezi a nemzetközi katasztrófa segítségnyújtási és segítségkérési feladatok végrehajtását;
d) elkészíti a Komárom-Esztergom VMKI éves kiutazási és fogadási tervét.

Jogi szakterületen

a) a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad;
b) felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
c) részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
d) felügyeli a helyi szervek jogi természetű tevékenységét;
e) figyelemmel kíséri a Komárom-Esztergom VMKI jogalkalmazási gyakorlatát, indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
f) figyelemmel kíséri a belső normatívák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
g) véleményezi, valamint ellenjegyzi a Komárom-Esztergom VMKI normatív belső rendelkezéseinek tervezetét;
h) félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
i) végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti egység által előkészített szakmai tervezet véleményezését;
j) véleményezi és ellenjegyzi a Komárom-Esztergom VMKI által kötendő szerződések tervezeteit;
k) véleményezi a Komárom-Esztergom VMKI külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
l) közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben, ellenjegyzi az e tárgykörben hozott határozatokat;
m) ellátja a Komárom-Esztergom VMKI jogi (peres és nem peres) képviseletét. Ezen képviseleti tevékenységét a Komárom-Esztergom VMKI működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakfőosztályokkal együttműködve végzi;
n) külön megbízás alapján eljár a helyi szervek peres és nem peres ügyeiben;
o) az a); c); k); és n) pontokban meghatározott feladatok a veszélyes áruk közúti szállításának ellenőrzésével, a veszélyes áru szállítás telephelyi ellenőrzésével, valamint az ellenőrzések során tapasztalt szabálytalanságok szankcionálásával összefüggő közigazgatási ügyek tárgykörére nem terjednek ki.

Ügykezelés és adatvédelmi szakterületen

a) szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
b) továbbítja és figyelemmel kíséri az igazgató által kiadott, vagy felettes szerv által meghatározott feladatok határidőben történő végrehajtását, jogkörében eljárva tájékoztatást kér a kijelölt felelősöktől;
c) végzi az igazgatói és a feladat meghatározó értekezletekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
d) közreműködik a Komárom-Esztergom VMKI által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi az együttműködési megállapodások aláíratását;
e) összeállítja a Komárom-Esztergom VMKI féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
f) ellátja a Komárom-Esztergom VMKI-hez érkező és az ott keletkező nemzeti és külföldi minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a Komárom-Esztergom VMKI minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
g) kidolgozza és karbantartja a Komárom-Esztergom VMKI minősített adatok védelméről szóló Biztonsági Szabályzatát;
h) kidolgozza és karbantartja a Komárom-Esztergom VMKI nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzatát és Irattári Tervét;
i) javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
j) működteti az elektronikus iktatási rendszert felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
k) felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
l) segíti és ellenőrzi, szakirányítja a helyi szervek adatvédelmi és ügyviteli tevékenységét, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a hivatásos katasztrófavédelmi szervek munkatársai részére;
m) részt vesz a Komárom-Esztergom VMKI által tartott átfogó-, utó- és célellenőrzéseken;
n) ellátja a belső adatvédelmi felelős számára a 2011. évi CXII. tv. 24.§ -ában meghatározott feladatokat;
o) kidolgozza és karbantartja a Komárom-Esztergom VMKI Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatát;
p) gondoskodik az igazgatóhoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról, a titkársági ügyviteli munka ellátásáról;
q) teljesíti a ”Személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos” kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket.

Igazgatási szakterületen

a) részt vesz a Komárom-Esztergom VMKI által tartott átfogó- és utóellenőrzéseken;
b) figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a területi szervek igazgatási feladatait;
c) karbantartja a Komárom-Esztergom VMKI Határidős Jelentések Táblázatát;.
d) vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását (belső informatikai hálózat);
e) koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist;
f) elkészíti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek pályázati tevékenységéről szóló éves jelentést.